Desde diciembre de 2023, conforme a lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, la implantación de un canal de denuncias es obligatoria para las empresas con más de 50 personas trabajadoras en plantilla, además de para todas las entidades de ámbito público. El objetivo es garantizar la transparencia y la ética corporativa, además de establecer las medidas adecuadas para proteger a las personas trabajadoras y a la organización de posibles infracciones legales y éticas.
En este artículo, vamos a exponer las características principales de los canales de denuncias: infracciones que se pueden reportar, los tipos de canales disponibles, la gestión de quejas, etc.
¿Qué es un canal de denuncias?
Un canal de denuncias es una herramienta, que forma parte del Sistema Interno de Información, y que permite a las personas trabajadoras y otras partes interesadas, que tengan o hayan tenido una relación profesional y/o laboral con la entidad, como proveedores, reportar de manera confidencial y segura cualquier irregularidad, mala conducta o infracción legal dentro de una organización. Este sistema es vital para detectar y prevenir conductas inapropiadas, asegurando que se tomen las medidas correctivas adecuadas.
¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir el canal de denuncias?
Las herramientas o sistemas de información que las empresas o entidades implanten para denunciar infracciones o malas prácticas, deben cumplir ciertas exigencias. Entre ellas:
- Uso asequible.
- Disponer de una política interna de gestión de las comunicaciones.
- Comunicar de manera efectiva la existencia del canal y como acceder al mismo
- Permitir comunicaciones verbales y/o escritas
- Garantías de confidencialidad (debe garantizar la presentación y tramitación de denuncias de forma anónima).
- Prácticas correctas de seguimiento.
- Investigación y protección del informante/denunciado.
- Establecimiento de un régimen disciplinario adecuado.
- Información y formación a las personas trabajadoras sobre cómo y cuándo se puede denunciar.
Además, se debe designar a una persona que gestione las denuncias recibidas y lleve un registro de las actuaciones realizadas. Esta persona tendrá el cargo de responsable del sistema de información.
¿Qué quejas se pueden denunciar a través del canal de denuncias?
A través de un canal de denuncias, se pueden reportar una amplia gama de infracciones e irregularidades. Entre los más comunes se incluyen:
- Fraude y corrupción
- Irregularidades con la Seguridad Social o la Agencia Tributaria
- Infracciones sobre Blanqueo de Capitales
- Acoso laboral y sexual
- Violaciones a la normativa de protección de datos
- Discriminación y abuso de poder
- Prácticas contables fraudulentas
- Violaciones de las normativas medioambientales
- Violaciones de las normativas en seguridad alimentaria
- Competencia desleal
El objetivo final del canal de denuncias es ofrecer un medio seguro para que las personas trabajadoras y terceros puedan comunicar cualquier infracción penal o administrativa sin temor a represalias.
Cada tipo de canal debe cumplir con los requisitos legales y garantizar la protección de los datos personales y la confidencialidad del denunciante.
¿Cómo se deben gestionar las quejas recibidas en el canal de denuncias?
La gestión de denuncias es un proceso delicado que requiere unas medidas específicas con el fin de asegurar la integridad del sistema y la confianza de las personas trabajadoras. Los pasos clave incluyen:
- Recepción, registro y acuse de recibo: las informaciones recibidas deberán registrarse y enviar un acuse de recibo al informante en el plazo de los 7 días siguientes a su recepción.
- Evaluación inicial de la información y apertura de expediente: el Responsable del Sistema deberá valorar la información recibida y considerar si se admite a trámite para su investigación.
- Investigación: las actuaciones de investigación no podrán durar más de tres meses, salvo casos complejos, donde se podrá extender el plazo tres meses adicionales. Se deberá valorar si mantener la comunicación con el informante y solicitarse información adicional.
- Resolución y comunicación final: finalizada la investigación, deberá emitirse una resolución final sobre los hechos denunciados.
¿Puedo trasladar quejas sobre mi trabajo a través del canal de denuncias?
Es importante diferenciar entre una queja y una denuncia. Las quejas suelen referirse a insatisfacciones personales o problemas menores en el lugar de trabajo, mientras que las denuncias implican la comunicación de conductas ilegales o inapropiadas. El Canal de denuncias está orientado a la comunicación de denuncias. No obstante, también es recomendable que las entidades obligadas u organizaciones cuenten con canales de comunicación para transmitir quejas de carácter laboral menores (condiciones de trabajo, falta de recursos, problemas con compañeros/as, etc.).
¿Qué tipos de canales de denuncias existen?
Los canales de denuncias pueden ser gestionados según las necesidades y características de cada organización. En cualquier caso, deben admitir la denuncia de forma escrita o verbal, además de contar con todas las garantías para proteger la confidencialidad y el derecho a la protección de datos de los informantes.
Los canales de denuncia podrán ser clasificados según quien realiza la gestión del canal:
- Interna: la gestión es asumida por la organización obligada.
- Externa: en este caso el canal de denuncias es gestionado a través de terceros especializados que garantizan la confidencialidad y la imparcialidad en la gestión de las denuncias.
Asimismo, los canales de denuncia pueden clasificarse en diferentes tipos:
- Digitales (correo electrónico o plataforma/software), que permiten el registro de las denuncias presentadas en el Canal.
- Telefónicos.
- Presenciales.
Por último, la Ley 2/2023 también establece la creación de un Canal externo de información que será gestionado por la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento?
Las multas varían según la gravedad de la infracción. Además, pueden imponerse medidas accesorias como amonestación pública, prohibición de subvenciones por hasta 4 años, prohibición de contratar con el sector público por hasta 3 años, y publicación en el BOE de las multas muy graves contra personas jurídicas.
| INFRACCIONES | PERSONA FÍSICA | PERSONA JURÍDICA |
| Leves | Hasta 10.000 € | Hasta 100.000€ |
| Graves | De 10.001 a 30.000 € | De 100.001 a 600.000€ |
| Muy graves | De 30.001 a 300.000 € | De 600.00 a 1M€ |
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