“Compliance” y COVID-19: los problemas que pueden surgir

covid-19-compliance-conversia-gxW3aq6onU-unsplashDurante esta crisis sanitaria provocada por la expansión del COVID-19 la actividad empresarial ha disminuido notablemente. Sin embargo, se ha dibujado un nuevo escenario en el que la mayoría de compañías han optado por aplicar, de forma rápida y sin sentar procedimientos previos, el teletrabajo. ¿Qué problemas podría comportar esta situación a nivel de compliance legal? En este post de Conversia lo analizamos.

Problemas entorno al Compliance durante el COVID-19

Es una realidad que el Estado de Alarma ha provocado una reducción de la actividad empresarial. Sin embargo, esto no se traduce en un descenso de probabilidades de incumplir con el marco legal vigente, sino todo lo contrario. Ante esta situación, muchas compañías han optado por adaptarse velozmente al teletrabajo, sin tiempo de establecer las bases operativas ni los mecanismos de prevención de riesgos penales.

Para evitar problemas en un futuro, las empresas deben ser responsables y apostar por prevenir las posibles malas prácticas entre sus empleados. En este sentido, es momento de apostar por medidas de comunicación y control para dar a conocer entre la plantilla la importancia del compliance y el seguimiento de los programas diseñados a tal efecto.

La importancia de tener diseñado un sistema de compliance legal

Como ya hemos contado en otras ocasiones en este blog de Conversia, las empresas deberían implementar un sistema de compliance con las herramientas básicas de prevención y detección de delitos, entre los que se encontrarían un código ético o de conducta, un órgano de control o un canal de denuncias.

Estas herramientas deben mantenerse siempre operativas, sea cual sea la circunstancia que envuelva la actividad empresarial, también en el contexto que nos ocupa en la actualidad. De esta forma, los canales pueden ser utilizados para solventar dudas que se planteen en relación al compliance y, en caso necesario, denunciar cualquier riesgo o infracción, desde casa.

En situación de crisis sanitaria, y para prevenir problemas en el futuro, el órgano de control debe ejercer sus funciones de verificación del funcionamiento de los controles internos, así como del cumplimiento de todas las normativas y recomendaciones emitidas por parte de las autoridades. También debe encargarse de documentar que estos controles se están realizando de forma correcta por si se tuviera que acreditar, en un futuro, la diligencia debida practicada por parte de la empresa. Por este motivo, el órgano de control deberá dejar evidencias de todas las medidas que se estén tomando en todos los ámbitos: implementación y seguimiento de planes de prevención de riesgos laborales, comunicaciones internas, buen uso de los medios que la empresa pone a disposición del empleado para poder realizar el teletrabajo, seguridad de la información, etc.

Todas estas acciones tendrán como finalidad dejar constancia de que se ha continuado cumpliendo con la normativa vigente (muy variable estos días), así como las recomendaciones de las autoridades, además de evitar posibles problemas y responsabilidades penales de la persona jurídica. Porque recordemos que, desde julio de 2015, la reforma del Código Penal introdujo la responsabilidad penal de las personas jurídicas y, legalmente, estas podrán estar exentas de responsabilidad penal cuando demuestren que disponen y han implantado un Programa de Prevención de Riesgos Penales o Compliance Penal, que garantice la reducción del riesgo de comisión de delitos.

 

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