Administradores de Fincas: motivos más frecuentes de sanción en LOPD

Los administradores, ya sea en su condición de Responsable del Fichero como en la de Encargado de Tratamiento, están obligados a cumplir con la normativa en materia de protección de datos de carácter personal.

Casa en miniatura encima de un teclado de ordenador - LOPDDesde que en el año 1999, se aprobase la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), los administradores de fincas están obligados al cumplimiento normativo respecto a los datos personales que tratan de los inquilinos. Sobre el administrador de fincas recae la condición de Responsable del Fichero cuando asume la responsabilidad de decidir sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos como, por ejemplo, en la gestión de inmuebles de propiedad vertical.

Asimismo, el administrador de fincas actúa como Encargado de Tratamiento en la prestación de servicios a Comunidades de Propietarios, ya que tiene acceso a datos de los propietarios y custodia y genera gran parte de la documentación de la Comunidad.

En el caso de los administradores de fincas, entre los múltiples motivos de incumplimiento sancionables por la AEPD, existen tres infracciones en las que se incurre más frecuentemente:

Vulneración del deber de secreto. La Ley de Protección de Datos (LOPD) establece la obligación de secreto profesional respecto de los datos tratados y el deber de guardarlos. Este precepto se vulnera si se revelan datos a terceros. Esta infracción suele suceder con los datos de los propietarios que se revelan involuntariamente a otros propietarios de la misma Comunidad.

Tutela de derechos. Cuando se dirija un ejercicio de derechos de la Comunidad, los administradores, como Encargado de Tratamiento, deberán atender los ejercicios de derechos cuando así esté estipulado en el contrato de prestación de servicios suscrito con la Comunidad de Propietarios.

Contratos de prestación de servicios. El administrador de fincas tiene acceso a datos personales derivado de la prestación de servicios, por lo que es necesario que se formalice un contrato de prestación de servicios entre las partes, tal como estipula la LOPD, que regula el acceso a datos por cuenta de terceros entre Responsable del Fichero y Encargado del Tratamiento.